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April 28, 2021

Dear HSD High School Students and Families,

As we approach the end of the 2020-21 school year, we are cognizant of the need to celebrate our seniors and their accomplishments even amid the ongoing pandemic. Our goal is to have consistency among schools and to be as permissive as possible, while still acting responsibly and following all necessary health and safety guidelines. 

Included below are some important updates about graduation, senior celebrations, expansion of access to on-campus learning, and Season 4 sports and activities. 

Graduation
We have heard from many students that they would like to participate in a more “traditional” graduation ceremony this year, where students come together for a group experience. We are also aware that some students and families will not be comfortable with that model. Therefore, we intend to offer students the option of EITHER participating in an in-person graduation ceremony at the Hillsboro Stadium* OR participating in a drive-through model at Hare Field, similar to what was done for all graduating seniors in 2020. (*Hillsboro Online Academy and Miller Education Center/Miller Big Picture will only hold drive-through ceremonies. If students attending HOA or MEC wish to participate in a traditional graduation ceremony with their home high school, they should talk to their principal and share their request.)

Because the logistics of holding two different types of ceremonies for each school are complex, it is critical to note that students will NOT be able to select both options - they will have to choose one or the other. 

Our tentative schedule is below:

2021 Graduation Schedule

*Drive-through timeframes are estimates; final timeframes will be determined based on participation and scheduling needs. 

The County Risk Level designation announced on Tuesday, June 1 (which will be in effect June 4-18), will determine how many guests each graduate participating in the in-person ceremony at the Hillsboro Stadium will be able to invite. The capacity of the Stadium grandstands is approximately 4,000, so if we are in the “Lower Risk” category, we could theoretically invite up to 2,000 guests; if we are in “Moderate Risk,” up to 1,000 guests; if we are in “High Risk,” up to 600 guests; and if we are in “Extreme Risk,” we will likely have to revert to an all drive-through model.

Graduates will receive a survey from their high school no later than May 3 asking them which option they choose; responses will be due by May 14.

Here are some important things to note that may influence your decision:

• We hope to be able to give each graduate participating in the in-person ceremony at least two tickets, with more potentially available based on risk level and/or the needs of other graduates.
• The in-person ceremony will be live streamed so people can watch remotely.
• We will also attempt to live stream the drive-through ceremony, but are currently working on wireless access at Hare Field.
• Both the in-person and drive-through ceremonies will be videotaped and edited together so there will be one graduation video for each high school.
• One car per graduate will be allowed at the drive-through ceremony.

Graduation Parties
Typically, parent groups at each comprehensive high school organize all-night graduation parties for seniors to ensure they can celebrate their accomplishments in a safe and supervised environment. The pandemic has made the planning and holding of those events very problematic, but there are still possibilities if groups are willing to explore them. 

Unfortunately, HSD facilities will not be available. Senior graduation party planning groups wishing to use non-HSD facilities for their graduation celebrations must be able to meet the venue’s health and safety guidelines as well as those outlined in the Oregon Department of Education’s Ready Schools Safe Learners (RSSL) guidance.

Please note the following limitations on outdoor events, based on the Sector Risk Level Guidance:

Outdoor Entertainment Establishments

Because HSD retains a certain level of liability - regardless of the fact that parent groups are organizing these activities, regardless of them not occurring on HSD property, and regardless of students’ graduation status - we will require that all groups submit a written plan in advance detailing how they will meet and ensure compliance with the health and safety guidelines. We also strongly encourage groups to have each participating student and their parent or guardian sign a waiver of liability. 

Here are some of the key health and safety guidelines that must be met:

• Masks required
• Physical distancing of 6’ 
• Frequent hand washing/sanitizing
• Health screening prior to entry
• Cohort size limitations
• Supervision to ensure adherence to health and safety guidelines
• Frequent cleaning/sanitizing

Expansion of Access to On-Campus Learning
As high school students have returned to campus, we have had the opportunity to assess classroom capacities and our ability to expand access. There are several considerations to take into account, such as space on buses, space across each of a student’s classes, classroom sizes, and student needs. 

We are currently using data to determine which students to invite to campus for more than two days of in-person instruction per week, with a primary focus on those who could most benefit from additional academic support. Students will be individually invited if they meet these criteria. 

Season 4 Sports and Activities
On Tuesday, Apr. 20, Governor Brown announced that indoor full-contact sports (basketball, cheerleading, wrestling, water polo) would be allowed in Season 4, which takes place between May 10 and Jun. 27, 2021. 

In order for HSD to receive permission to hold indoor contact sports, we had to register to perform on-site rapid COVID-19 testing when necessary. 

Prior to students participating in the sports and activities covered by this provision, we must have a completed consent form from either the parent/guardian of students under 18, or from the students themselves if they are over 18. 

The consent form has two pages. The first page, which requests basic information about the student and how they can be contacted, is required. The second page, which provides consent for on-site rapid COVID-19 testing in the two instances described below, is optional yet highly recommended:

• Student develops new COVID-19 symptoms while at school, or 
• Student is exposed to COVID-19 within their school cohort and testing is recommended by the local public health authority.

A link to the form is provided here. Paper copies will also be provided to students. Please complete this form and return it to your child’s coach, advisor, or athletic director prior to the start of practices. 

Additional information on all of the above topics will be provided by your high school over the coming weeks.

Thank you,
Hillsboro School District

28 de abril de 2021

Estimados estudiantes y familias de las escuelas preparatorias de HSD:

A medida que nos acercamos al final del año escolar 2020-21, somos conscientes de la necesidad de celebrar a nuestros estudiantes seniors y sus logros, incluso durante la pandemia actual. Nuestra meta es tener consistencia entre las escuelas y ser lo más permisivos posible, sin dejar de ser responsables, así como seguir todas las directrices de salud y seguridad necesarias. 

A continuación se incluyen algunas actualizaciones importantes sobre las graduaciones, las celebraciones para los estudiantes senior, la ampliación del acceso al aprendizaje en los planteles y sobre los deportes y las actividades de la Temporada 4. 

Graduaciones
Hemos escuchado de muchos estudiantes a quienes les gustaría participar en una ceremonia de graduación más “tradicional” este año, donde los estudiantes se únen para una experiencia grupal. También somos conscientes de que algunos estudiantes y familias no se sentirán cómodos con ese modelo. Por lo tanto, tenemos la intención de ofrecer a los estudiantes la opción de participar en una ceremonia de graduación en persona en el estadio de Hillsboro* o participar en una ceremonia de graduación en automóvil en Hare Field, similar a lo que se hizo para todos los estudiantes que se graduaron en el año 2020. (*Los estudiantes que se graduarán de Hillsboro Online Academy (HOA) y del Centro Educativo Miller (MEC, por sus siglas en inglés)/Miller Big Picture solo participarán en una ceremonia de graduación en automóvil. Si los estudiantes que asisten a HOA o MEC desean participar en una ceremonia de graduación tradicional con su escuela preparatoria de residencia, deben hablar con su director acerca de su petición).

Debido a que la logística de llevar a cabo dos tipos diferentes de ceremonias para cada escuela es compleja, es fundamental tener en cuenta que los estudiantes NO pueden seleccionar ambas opciones, tendrán que elegir una u otra. 

Nuestro horario tentativo es el siguiente:

Calendario de graduación 2021

*Los horarios de las ceremonias en automóvil son horas estimadas; los horarios finales se determinarán en base a la participación y las necesidades de la programación. 

La designación del nivel de riesgo del condado que será anunciada el martes, 1 de junio (y estará en vigor del 4 al 18 de junio), determinará cuántos invitados podrá tener cada graduando que participe en la ceremonia en persona en el estadio de Hillsboro. La capacidad de tribunas del estadio es de aproximadamente 4,000 personas, por lo que si estamos en la categoría de “Riesgo bajo”, teóricamente podríamos invitar hasta 2,000 personas; si estamos en “Riesgo moderado”, podríamos tener hasta 1,000 invitados; si estamos en “Riesgo alto”, podríamos tener hasta 600 invitados; y si nos encontramos en “Riesgo extremo”, probablemente tendremos que volver a un modelo de graduación en automóvil.

Los graduandos recibirán una encuesta de su escuela preparatoria a más tardar el 3 de mayo preguntándoles qué opción elegirán y tendrán que proporcionar su respuesta a más tardar el 14 de mayo.

Aquí hay algunos aspectos importantes que deben tener en cuenta y que pueden influir en su decisión:

• Anticipamos poder proporcionarle a cada graduando que participe en la ceremonia en persona al menos dos boletos, con la probabilidad de tener más boletos disponibles según el nivel de riesgo y/o las necesidades de otros graduandos.
• Las ceremonias en persona se transmitirán en vivo para que las personas puedan verlas de manera remota.
• También intentaremos transmitir en vivo la ceremonia de graduación en automóvil, pero todavía estamos trabajando en el acceso inalámbrico en Hare Field.
• Tanto las ceremonias en persona como las graduaciones en automóvil se grabarán en video y se editarán juntas, por lo que habrá un video de graduación para cada escuela preparatoria.
• Se permitirá un automóvil por graduando para las ceremonias de graduación en automóvil.

Fiestas de graduación
Por lo general, los grupos de padres en cada escuela preparatoria tradicional organizan fiestas de graduación de toda la noche para los estudiantes seniors para asegurar que puedan celebrar sus logros en un entorno seguro y supervisado. La pandemia ha hecho que la planificación y celebración de tales eventos sea muy problemática, pero todavía hay posibilidades si los grupos están dispuestos a explorarlas. 

Desafortunadamente, las instalaciones de HSD no estarán disponibles. Los grupos de planificación de fiestas de graduación para los estudiantes senior que deseen utilizar instalaciones que no sean de HSD para sus celebraciones de graduación deben poder cumplir con las directrices de salud y seguridad del lugar, así como con las que se describen en Ready Schools Safe Learners (escuelas preparadas, estudiantes seguros) del Departamento de Educación de Oregón.

Por favor, tengan en cuenta las siguientes limitaciones en los eventos al aire libre, según las Directrices para los niveles de riesgo por sector:

Establecimientos de entretenimiento al aire libre

Debido a que HSD tiene un cierto nivel de responsabilidad, independientemente del hecho de que los grupos de padres sean quienes organizan estas actividades, independientemente de si se llevan a cabo o no en las instalaciones de HSD e independientemente de la situación de graduación de los estudiantes, requeriremos que todos los grupos presenten un plan por escrito con anticipación detallando cómo cumplirán y se asegurarán de que se sigan las directrices de salud y seguridad. También recomendamos encarecidamente a los grupos que requieran a cada estudiante participante y sus padres o tutores legales firmar una exención de responsabilidad por adelantado. 

Estas son algunas de las directrices clave de salud y seguridad que deben cumplirse: 

• Uso requerido de mascarillas
• Distancia física de 6 pies
• Lavado/desinfección frecuente de manos
• Evaluación de salud antes del ingreso a las instalaciones
• Limitación en el tamaño de los grupos 
• Supervisión para asegurar el cumplimiento de las directrices de salud y seguridad
• Limpieza/desinfección frecuente

Ampliación del acceso al aprendizaje en los planteles
A medida que los estudiantes de las escuelas preparatorias han regresado a los planteles, hemos tenido la oportunidad de evaluar las capacidades de los salones de clase y nuestra habilidad para ampliar el acceso. Hay varias consideraciones a tener en cuenta, como el espacio en los autobuses, el espacio en cada una de las clases de los estudiantes y las necesidades estudiantiles. 

Actualmente estamos basándonos en los datos para determinar a cuales estudiantes invitar a los planteles por más de dos días de instrucción en persona por semana, con un enfoque principal en aquellos que podrían beneficiarse más del apoyo académico adicional. Los estudiantes serán invitados individualmente si cumplen con estos criterios.   

Temporada 4 de deportes y actividades
El martes, 20 de abril la gobernadora Brown anunció que los deportes de contacto total en espacios interiores (baloncesto, porristas, lucha grecorromana, polo acuático) estarían permitidos en la Temporada 4, que se lleva a cabo entre el 10 de mayo y el 27 de junio de 2021. 

Para que HSD obtuviera el permiso de llevar a cabo deportes de contacto en espacios interiores, tuvo que registrarse para realizar pruebas rápidas de COVID-19 en el sitio cuando sea necesario. 

Antes de que los estudiantes participen en los deportes y las actividades incluidos en esta disposición, debemos recibir un formulario de consentimiento completo por parte del padre/tutor legal de los estudiantes menores de 18 años, o de los propios estudiantes si tienen 18 años o más. 

El formulario de consentimiento consiste de dos páginas. La primera página, en la cual se solicita información básica sobre el estudiante y cómo se le puede contactar, es requerida. La segunda página, en la cual se proporciona el consentimiento para la prueba rápida de COVID-19 en el sitio en las dos instancias que se describen a continuación, es opcional pero sumamente recomendada:

• El estudiante ha desarrollado nuevos síntomas relacionados con COVID-19 mientras se encuentra en la escuela, o 
• El estudiante ha sido expuesto a COVID-19 dentro de su grupo escolar y la autoridad de salud pública local recomienda realizarse la prueba.

Se proporciona un enlace al formulario aquí. También se proporcionarán copias impresas del documento a los estudiantes. Por favor, completen este formulario y devuélvanlo al entrenador, asesor o director de deportes de su estudiante antes del inicio de las prácticas. 

Las escuelas preparatorias proporcionarán información adicional acerca de todos los temas anteriores durante las próximas semanas.

Gracias,

Distrito Escolar de Hillsboro