November 22, 2021 - Volunteers are critical to the operation of our schools. From helping out in the classroom, to chaperoning field trips, to putting on events and more, volunteers provide an important link between schools and our community.
One of the unfortunate byproducts of the pandemic has been a suspension of school-based volunteer programs. Now, however, we are ready to welcome volunteers back to our schools and we invite you to register.
Because the safety of our students is paramount, all volunteers are required to undergo a state-level criminal records check and sexual misconduct verification, and provide proof of COVID-19 vaccination, per the Governor’s vaccination mandate.* (*Volunteers may fill out a form requesting a medical or religious exception; however, these will only be considered on an as-needed basis as staff availability allows. Anyone receiving an approved exception will be required to follow a set of increased safety measures when volunteering.)
In addition, all volunteers will need to submit to a fingerprint-based criminal records check by March 28, 2022, in order to continue volunteering. Until this check is completed, volunteers will not be assigned duties that could put them in a situation where they have direct, unsupervised contact with students.
If you have a current volunteer application on file, you should have already received an email from Human Resources letting you know about updates to our volunteer process and providing information on how to complete your fingerprint-based criminal records check.
Once the state-level criminal records check has been completed, you will receive a separate email asking you to upload proof of COVID-19 vaccination. Once that is submitted and your sexual misconduct verification is complete, you will receive a final email letting you know your application is approved. At that point, you can begin volunteering.* (*If you do not complete the fingerprint-based criminal records check by March 28, 2022, your volunteer status will go from “approved” to “pending” and you will not be allowed to continue volunteering.)
If you do not have a current volunteer application on file, please visit www.hsd.k12.or.us/volunteer to read the volunteer handbook and fill out the volunteer application to start the process. If you have questions or need assistance, please email the volunteer manager, Kristina Gantt, at ganttk@hsd.k12.or.us or 503-844-1506.
¡Bienvenidos nuevamente voluntarios!
Los voluntarios son fundamentales para el funcionamiento de nuestras escuelas. Desde ayudar en el salón de clases hasta acompañar en excursiones, organizar eventos y más, los voluntarios son un enlace importante entre las escuelas y nuestra comunidad.
Una de las consecuencias desafortunadas de la pandemia ha sido la suspensión de los programas escolares de voluntariado. Sin embargo, ya estamos listos para dar la bienvenida a los voluntarios nuevamente y lo invitamos a que se registre.
Debido a que la seguridad de nuestros estudiantes es primordial, todos los voluntarios deben someterse a un proceso de verificación de antecedentes penales y de conducta sexual inapropiada a nivel estatal, además de proporcionar un comprobante de vacunación de COVID-19, según el mandato de vacunación de la gobernadora. * (*Los voluntarios pueden completar un formulario de solicitud de excepción médica o religiosa, sin embargo, éstas excepciones sólo serán consideradas en función de las necesidades, según permita la disponibilidad de personal. Cualquier persona que cuente con una excepción aprobada deberá seguir una serie de medidas de seguridad más estrictas cuando sea voluntario).
Además, todos los voluntarios deberán someterse a un proceso de verificación de antecedentes penales basado en huellas dactilares a más tardar el 28 de marzo de 2022, para poder seguir siendo voluntarios. No se asignará a los voluntarios a realizar tareas que puedan ponerlos en una situación en la que tengan contacto directo y sin supervisión con los estudiantes hasta que se complete este proceso de verificación.
Si ya cuenta con una solicitud de voluntario actualizada en nuestro sistema, ya debería haber recibido un correo electrónico del Departamento de Recursos Humanos informándole sobre las actualizaciones de nuestro proceso de voluntariado y brindándole información sobre cómo completar el proceso de verificación de antecedentes penales basado en huellas dactilares.
Cuando haya completado el proceso de verificación de antecedentes penales a nivel estatal, recibirá un correo electrónico por separado pidiéndole que envíe un comprobante de vacunación de COVID-19. Una vez que envíe el comprobante y complete el proceso de verificación de conducta sexual inapropiada, recibirá un correo electrónico final para informarle que su solicitud ha sido aprobada. Es en ese momento cuando podrá comenzar como voluntario. * (*Si no completa el proceso de verificación de antecedentes penales basado en huellas dactilares antes del 28 de marzo de 2022, su estado de voluntario pasará de «aprobado» a «pendiente» y no se le permitirá continuar siendo voluntario.)
Si no cuenta con una solicitud de voluntario actualizada en nuestro sistema, por favor, visite www.hsd.k12.or.us/volunteer para leer el manual de voluntario y completar la solicitud de voluntario para comenzar el proceso. Si tiene preguntas o necesita ayuda, por favor, comuníquese con la gerente del programa de voluntariado, Kristina Gantt, al correo electrónico ganttk@hsd.k12.or.us o al teléfono 503-844-1506.
