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Contingency Planning Tips

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September 20, 2021 -
One of September’s many designations is Preparedness Month, and being prepared for the unexpected is definitely the name of the game right now. With HSD and other school districts dealing with critical staff shortages, looming food supply issues, and the ongoing pandemic, it is a good idea to have contingency plans in place. 

Staff Shortages
Do you know anyone who would like to drive a school bus, work in one of our school kitchens, or provide custodial services? If so, please have them apply to one of several positions that are currently available in HSD. We always have a shortage of bus drivers, but this year there are at least 30 percent more openings than normal, and we are on the verge of potentially consolidating routes or implementing other creative solutions to get students to school. Consider: If your child could not ride a school bus, do you have another way to get them to school?

Food Supply Issues
We are so pleased to be able to provide free meals for all students this year, but we are facing some challenges. HSD's Nutrition Services team is doing a great job proactively problem-solving local and nationwide issues surrounding manufacturing and labor-related shortages. Some of these strategies include adding cold-storage space for food, negotiating contracts and services with new national suppliers, and seeking help from some Oregon suppliers. These steps have helped to ensure services and quality in school meals throughout the month of September. We will always have something for breakfast and lunch; however, if we don't see improvements in manufacturing and other supply chain components, there could be some reduction in variety and, worst case, service disruptions in the future. Consider: If your child could not access all of the foods they are accustomed to at school, could you provide food for them? 

Pandemic Planning
COVID-19 continues to circulate in our community and we are seeing cases in our schools, as expected. We will continue implementing our multi-layered mitigation strategies, with a goal of being able to identify and isolate cases quickly so that the majority of students can remain in school every day. If your child does become ill or needs to quarantine due to a close contact, they will be able to access the lessons they miss through Google Classroom. In the case of an entire class or school needing to quarantine, a short-term comprehensive distance learning plan would be implemented. In the meantime, consider: If your child needs to miss school, do you have a plan for how they will be cared for and how you will keep other household members safe and healthy? Here is a planning tool from the Oregon Health Authority and Oregon Department of Education to help you think through all the logistics.


Consejos de planificación para contingencias
Una de las muchas denominaciones para el mes de septiembre es la de Mes de Preparación para Emergencias, y estar preparado para lo inesperado es sin duda algo muy importante en este momento. Con HSD y otros distritos escolares lidiando con la escasez crítica de personal, los problemas de suministro de alimentos que se avecinan y la pandemia en curso, es una buena idea contar con un plan de contingencia. 

Escasez de miembros del personal
¿Conoce a alguien a quien le gustaría conducir un autobús escolar, trabajar en una de nuestras cocinas escolares o proporcionar servicios de conserjería? Si es así, por favor, pida que complete una solicitud para uno de los varios puestos disponibles en el Distrito. Siempre tenemos escasez de conductores de autobuses escolares, pero este año hay al menos un 30 por ciento más de vacantes de lo normal y estamos a punto de consolidar rutas o implementar otras soluciones creativas para que los estudiantes puedan ser transportados a la escuela. Considere: si su estudiante no puede viajar en el autobús escolar, ¿tendría usted otra manera de llevarlo a la escuela?

Cuestiones relacionadas con el suministro de alimentos
Nos sentimos muy afortunados de poder ofrecer alimentos gratuitos a todos los estudiantes este año, pero estamos enfrentando algunos desafíos. El equipo de Servicios de Nutrición de HSD está haciendo un gran trabajo resolviendo proactivamente las cuestiones locales y nacionales acerca de la escasez relacionada con la producción y la mano de obra. Algunas de estas estrategias incluyen agregar espacios de almacenamiento frío para alimentos, negociar contratos y servicios con nuevos proveedores nacionales y buscar ayuda de algunos proveedores de Oregón. Estas estrategias han ayudado a garantizar servicios y calidad en los alimentos escolares durante todo el mes de septiembre. Siempre tendremos algo para el desayuno y el almuerzo; sin embargo, si no vemos mejoramiento en la producción y otros componentes de la cadena de suministro, podría haber alguna reducción en la variedad y, en el peor de los casos, interrupciones del servicio en el futuro. Considere: si su estudiante no pudiera acceder a todos los alimentos a los que está acostumbrado en la escuela, ¿podría usted proporcionarle dichos alimentos? 

Planificación durante la pandemia
COVID-19 continúa propagándose en nuestra comunidad y estamos teniendo algunos casos en nuestras escuelas, como se esperaba. Continuaremos implementando nuestras múltiples estrategias de mitigación, con la meta de poder identificar y aislar los casos rápidamente para que la mayoría de los estudiantes puedan permanecer en las escuelas todos los días. Si su estudiante se enferma o necesita estar en cuarentena debido a un contacto cercano, podrá acceder a las lecciones perdidas a través de Google Classroom. En el caso de que toda una clase o escuela necesite estar en cuarentena, se implementaría un plan de aprendizaje integral a distancia a corto plazo. Mientras tanto, considere: si su estudiante necesita faltar a clases, ¿tiene un plan sobre cómo lo cuidará y cómo mantendrá a otros miembros del hogar seguros y saludables? Esta es una herramienta de planificación (en inglés) de la Autoridad de Salud de Oregón y el Departamento de Educación de Oregón que le puede ayudar a pensar en toda la logística.