Friday, August 16, 2019 3:00 p.m. - Remediation Work at Hillsboro High School
Viernes, 16 de agosto de 2019, 3:00 p.m. - Trabajo de remediación en la Escuela Preparatoria Hillsboro

8/16/19

Dear Hilhi Staff and Families,

I am writing to you today to let you know about an unforeseen condition we discovered in the course of our bond work this summer: microbial growth in some of the walls.

Over the years, we have experienced leaks in the Hilhi buildings and we have done our best to address and mitigate any issues as they have arisen on a one-off basis. Understanding the need to address water issues holistically is one of the reasons why such extensive work was planned at Hilhi under the 2017 bond.

After discovering rust on some of the interior structural steel in the Business Education building while preparing for seismic upgrades, we had outside contractor Forensic Building Consultants conduct a scan of our building exteriors and indicate areas where there was a breakdown in the seal between the foundation and the tilt wall. In these buildings, another outside contractor — ServPro — performed infrared scans of the interior walls to identify areas of moisture, indicating the possibility of microbial growth. 

In these areas, ServPro installed containment areas, removed drywall, dried the area, remediated any microbial growth, and sprayed the area with a sealant. 

Meanwhile, a third contractor, PBS Engineering and Environmental (PBS), was brought in to conduct airborne fungal particulate testing to test for any differences in composition or concentration of airborne fungal particulates between the indoor and outdoor air in each building. These tests were done prior to ServPro’s work and have been conducted again now that containment is complete. We are currently awaiting results from the follow-up tests to know whether the areas are cleared for occupancy. Upon receiving clearance, ServPro will replace drywall and baseboards. 

The following buildings/areas will be ready for occupancy on Monday, August 19: Administration, Health, Media, Cafeteria/Commons, Woodshop, Business Education. These buildings/areas will be ready for occupancy on Monday, August 26: Technology, Drama, Language Arts, Math & Science, Locker Rooms. If there is any change to that schedule, I will let you know as soon as possible. All buildings/areas that were expected to house students this fall will be ready for the start of school, with the possible exception of the gymnasium, where portions of the floor are being replaced. 

Additional information and a Q&A document is included with this letter, for your reference. The most important thing to know is that we take student, staff, and visitor health and safety very seriously. We have professionals working 24 hours per day to ensure that the necessary work gets done and gets done right to provide a healthy and safe learning and working environment.

If you have questions, please contact our Chief Communications Officer Beth Graser at graserbe@hsd.k12.or.us or 503-844-1772, or contact me at vickeryd@hsd.k12.or.us or 503-844-1980. 

Thank you for your patience and understanding as we work to continually improve Hilhi’s campus. 

Respectfully, 

Dave Vickery
Principal

Background information:
In large construction/renovation projects, there are almost always unforeseen conditions discovered in the course of the work. That has been true with the work being done at Hilhi. Over the years, we have experienced leaks in the Hilhi buildings and we have done our best to address and mitigate any issues as they have arisen on a one-off basis. Understanding the need to address water intrusion issues holistically is one of the reasons why such extensive work was planned at Hilhi under the 2017 bond.

The first unforeseen condition found in the summer 2019 work was rust on the structural steel in the Business Education building. That triggered an earlier-than-planned scan of building exteriors by Forensic Building Consultants. These scans can indicate a potential or actual breakdown of the “envelope” - the seal between the foundation and the wall - which provides a mechanism for water intrusion. 

In the buildings where Forensic indicated potential intrusion issues, we had ServPro go in and perform infrared scans of the interiors of those buildings - rooms that either had one or more full walls bordering the exterior of the building or that had at least a portion of a wall touching the exterior of the building. Where those scans indicated moisture, ServPro installed containment areas, removed sheet rock, and remediated and sealed the exposed area. 

Meanwhile, PBS Engineering and Environmental (PBS) was brought in to independently test all buildings* for airborne fungal particulates (*buildings that will not be occupied by staff/students in the fall of 2019 due to planned construction have not yet been tested, but will be once buildings set for late August occupancy have been cleared). 

It is important to note that airborne fungal particulates are ubiquitous in the outdoor environment and concentrations vary seasonally and with changing weather conditions. Therefore, what is being tested is not simply the presence of these particulates, but their relative concentrations inside as compared to outside. In general, the types of fungal particulates inside should be the same types as those found outside; the concentrations of those particulates should be lower inside than outside; and the ratios of those found inside should be the same as those found outside. If the testing reveals higher concentrations of a certain type of fungal particulate indoors, or the presence of a fungal particulate that is not well represented outdoors, that is an indication remediation might need to occur. 

It is also important to note that there are no federal guidelines on acceptable levels of airborne fungal particulates like there are for carbon monoxide, carbon dioxide, radon, etc. The recommendations for addressing microbial growth are to fix leaks and address issues as they arise. 

As of Friday, August 16, all buildings* (*see exception below) that will be occupied by staff and/or staff and students have undergone the following:

  • Airborne fungal particulate testing by PBS
    • Results received from initial testing have shown expected levels of basidiospores, cladosporium, and ascospores, which are also present in the outside environment. Stachybotrys chartarum (commonly known as “black mold”), was found in some post-remediation clearance tests, but has not been found outside of contained work areas. This is a strong indication the microbial growth was effectively contained inside the walls. Follow-up clearance tests will be performed in these locations once containment has been removed to assure that particulate levels are below those found outside. 
  • Identification, containment, remediation, and sealing of areas in which moisture was detected except for the Language Arts and Math & Science buildings, which are now a priority for completion and clearance for occupancy by August 26. 
    • Follow-up airborne fungal particulate testing by PBS found three rooms in the Math & Science building with elevated levels of cladosporium. ServPro will be setting up containment and remediating the contaminated areas. ServPro will also be doing a visual inspection of all areas taking necessary steps to clean visible water damage in the spaces to mitigate future microbial growth.  Post-remediation clearance testing will then be performed by PBS in those areas.
    • There were no rooms in the Language Arts building with elevated particulate levels. ServPro will be doing a visual inspection of all areas, taking necessary steps to clean visible water damage in the spaces to mitigate future microbial growth.

Once follow-up fungal particulate test results are received and clearance has been given for occupancy, ServPro will replace drywall and baseboards. The drywall will be taped, but may remain unpainted for the time being.

One area that has an unknown date of completion is the gymnasium, due to the need to address water incursion issues that have impacted approximately 5% of the gym floor. Locker rooms will be available for student use in time for athletic practices and the start of school, however. 

Parallel to this work is the external sealing of the buildings to prevent further water intrusion. This work is being overseen by Pence Construction and completed by Pro-Barrier Construction. 

Also, as buildings are being seismically upgraded and walls are being reconstructed, additional flashing, windows, doors, roofs, etc. are being installed to current regulations to keep water on the outside.

Moving forward, we will be repeating airborne fungal particulate testing twice per year in all Hilhi buildings to ensure that there are no unexpected particulates and that the concentrations and/or ratios of those particulates do not indicate that further remediation may need to occur. 

Q&A

Q    Do you conduct air quality testing of schools? Why didn’t those tests show the presence of microbial growth?

A:    We conduct air quality testing at schools at a minimum of every four years (and by request), which is within state regulations and outlined in our Healthy and Safe Schools Plan. Our monitoring program measures four main areas using a random sampling of occupied rooms: carbon dioxide; carbon monoxide; temperature; and relative humidity and moisture. Airborne fungal particulate testing is not required under state or federal regulations as there are no guidelines as to what constitutes acceptable levels. 

Q:    I have noticed stained ceiling tiles in some of the buildings - is this mold?

A:   There were some ceiling tiles in the Math & Science building with microbial growth, which have been removed and will be replaced; however, in most cases these are simply water stains. The water would have come from a leak that was fixed when it was discovered. In the case of ceiling tiles, there is airflow between them and other roof structures/piping, which allows them to dry — effectively taking away one of the critical conditions for microbial growth: moisture. Within walls there is no airflow, and water that enters provides a moist environment long enough for microbial growth to occur. Once it occurs, the only way to get rid of it is to expose and specifically treat it. 

Q:    What does it mean to contain and remediate areas of microbial growth?

A:    Containment involves installing a frame with plastic sheeting and negative air flow, which is ventilation that allows air to flow into the area, but not escape it. This keeps any fungal spores that may be released by opening a portion of an impacted wall from getting into the HVAC system. Remediation involves drying the area out, either scrubbing or spraying the area with a fungicide, then spraying a sealant over the top. Drywall is not replaced until repeat airborne fungal particulate testing is completed and shows expected composition and concentrations of particulates.

Q:    What do you mean by “microbial growth?”

A:    Microbial growth refers to a category of micro-organisms including such things as bacteria, and fungi such as mold and mildew. 

Q:    What types of airborne fungal particulates were found in the testing?

A:    Initial testing showed expected levels of basidiospores, cladosporium, and ascospores, which are also present in the outside environment. Stachybotrys chartarum (commonly known as “black mold”), was found in some post-remediation clearance tests, but has not been found outside of contained work areas. This is a strong indication the microbial growth was effectively contained inside the walls. 


16 de agosto de 2019

Estimado personal y familias de Hilhi:

Hoy les escribo para informarles sobre una condición imprevista que descubrimos en el transcurso de nuestro trabajo este verano con los proyectos del bono: crecimiento microbiano en algunas de las paredes.

A lo largo de los años, hemos experimentado goteras en los edificios de Hilhi y hemos hecho todo lo posible para abordar y mitigar cualquier problema a medida que estos han surgido. Comprendiendo la necesidad de abordar los problemas de filtración de agua totalmente fue una de las razones por las que se planificó un trabajo tan extenso en Hilhi bajo el bono del 2017.

Después de descubrir alguna oxidación en el acero estructural interior del edificio de Educación Empresarial mientras se realizaban los trabajos de preparación para las mejoras sísmicas, le pedimos al contratista externo Forensic Building Consultants que escaneara los exteriores de nuestros edificios e indicara las áreas donde existía deterioro del sello entre el cimiento y la pared de concreto. En estos edificios, otro contratista externo, SERVPRO, realizó escaneos infrarrojos de las paredes interiores para identificar áreas de humedad, indicando la posibilidad de crecimiento microbiano. 

En estas áreas, SERVPRO instaló áreas de contención, removió paneles de yeso, secó el área, aplicó un tratamiento a cualquier crecimiento microbiano y selló el área. 

Mientras tanto, un tercer contratista, PBS Engineering and Environmental, fue contratado para realizar pruebas de partículas fúngicas en el aire para detectar cualquier diferencia en la composición o concentración de partículas fúngicas en el aire del interior y exterior de cada edificio. Estas pruebas se realizaron antes del trabajo de SERVPRO y se realizaron nuevamente ahora que la contención se ha completado. Actualmente, estamos esperando los resultados de las pruebas adicionales para saber si las áreas están autorizadas para su ocupación. Cuando se reciba la autorización, SERVPRO reemplazará los paneles de yeso y zócalos. 

Los siguientes edificios o áreas estarán listos para ser ocupados el lunes, 19 de agosto: Administración, Salud, Medios, Cafetería/Área Común, Taller de Carpintería, Educación Empresarial. Estos edificios o áreas estarán listos para ser ocupados el lunes, 26 de agosto: Tecnología, Teatro, Artes del Lenguaje, Matemáticas y Ciencias, Área de Vestidores y Casilleros. Si hay algún cambio en estas fechas, se los haré saber lo antes posible. Todos los edificios o las áreas en donde se espera estudiantes este otoño estarán listos para el inicio de clases, con la posible excepción del gimnasio, en donde están reemplazando partes del piso. 

Con esta carta se incluye información adicional y un documento de preguntas y respuestas para su referencia. Lo más importante que debe saber es que tomamos muy en serio la salud y seguridad de los estudiantes, el personal y los visitantes. Contamos con profesionales que están trabajando las 24 horas del día para garantizar que se realice la labor necesaria de manera correcta y así proporcionar un entorno de aprendizaje y trabajo saludable y seguro.

Si tienen preguntas, por favor, comuníquense con nuestra directora de comunicaciones Beth Graser al 503-844-1772 o graserbe@hsd.k12.or.us, o conmigo al 503-844-1980 o vickeryd@hsd.k12.or.us

Gracias por su paciencia y comprensión mientras trabajamos para mejorar continuamente el plantel de Hilhi. 

Atentamente, 

Dave Vickery
Director

Información general:
En grandes proyectos de construcción/renovación, casi siempre se descubren condiciones imprevistas en el curso del trabajo. Ese ha sido el caso con el trabajo que se está realizando en Hilhi. A lo largo de los años, hemos experimentado goteras en los edificios de Hilhi y hemos hecho todo lo posible para abordar y mitigar cualquier problema a medida que estos han surgido. Comprendiendo la necesidad de abordar los problemas de filtración de agua totalmente fue una de las razones por las que se planificó un trabajo tan extenso en Hilhi bajo el bono del 2017.

La primera condición imprevista que se encontró en el trabajo durante el verano 2019 fue la oxidación del acero estructural en el edificio de Educación Empresarial. Eso causó una evaluación de los exteriores de los edificios por Forensic Building Consultants antes de lo que estaba planificado. Estas evaluaciones pueden indicar posibles o actuales deterioros del sello entre el cimiento y la pared, los cuales proporcionan un medio para la filtración de agua. 

En los edificios donde Forensic Building Consultants indicó posibles problemas de filtración, solicitamos que SERVPRO entrara y realizara escaneos infrarrojos de los interiores de esos edificios —los salones que tenían una o más paredes completas que bordeara(n) el exterior del edificio o que tenían al menos una parte de una pared que tocara el exterior del edificio—. En donde esos escaneos indicaron humedad, SERVPRO instaló áreas de contención, removió los paneles de yeso, reparó y selló el área expuesta. 

Mientras tanto, se contrató independientemente a PBS Engineering and Environmental para evaluar a todos los edificios* por partículas fúngicas en el aire (*los edificios que no serán ocupados por el personal/los estudiantes en el otoño 2019 debido a la construcción planificada aún no se han evaluado, pero cuando estén listos para fines de agosto, entonces serán evaluados).  

Es importante tener en cuenta que las partículas fúngicas en el aire están en todas partes en el medio ambiente y las concentraciones varían por temporada y con las condiciones del clima. Por consiguiente, lo que se está evaluando no es simplemente la presencia de estas partículas, sino sus concentraciones relativas en el interior en comparación con lo que se encuentra en el exterior. En general, los tipos de partículas fúngicas adentro deben ser los mismos que los que se encuentran afuera; las concentraciones de estas partículas deberían ser menos adentro que afuera; y las proporciones de las que se encuentran adentro deben ser las mismas que las que se encuentran afuera. Si las pruebas revelan concentraciones más altas de un cierto tipo de partícula fúngica adentro, o la presencia de una partícula que no sea muy común afuera, esto es una indicación de que una remediación podría ser necesaria. 

También es importante tener en cuenta que no hay pautas federales sobre niveles aceptables de partículas fúngicas en el aire, como el monóxido de carbono, dióxido de carbono, radón, etc. Las recomendaciones para tratar el crecimiento microbiano incluyen reparar las goteras y abordar los problemas a medida que surjan. 

Hasta el viernes, 16 de agosto, todos los edificios (excepto algunos mencionados a continuación) que serán ocupados por el personal y/o el personal y los estudiantes han recibido lo siguiente:

  • Pruebas de partículas fúngicas en el aire por PBS Engineering and Environmental
    • Los resultados recibidos de las pruebas iniciales han mostrado niveles esperados de basidiosporas, cladosporium fulvum y ascosporas, que también están presentes en el ambiente exterior. Se encontró stachybotrys chartarum (comúnmente conocido como moho negro) en algunas pruebas de inspección posteriores a la remediación, pero este no se encontró fuera de las áreas contenidas de trabajo. Esto es una indicación sólida de que el crecimiento microbiano se contuvo de forma eficaz dentro de las paredes. Se harán pruebas adicionales en estas áreas cuando ya no estén bajo contención para asegurar que los niveles de partículas estén por debajo de los que se encuentran afuera.
  • Identificación, contención, tratamiento y sellado de áreas en las que se detectó humedad, excepto los edificios de Artes del Lenguaje, Matemáticas y Ciencias, que ahora son una prioridad para completar y autorizar la ocupación antes del 26 de agosto. 
    • Las pruebas adicionales de partículas fúngicas en el aire realizadas por PBS encontraron tres salones en el edificio de Matemáticas y Ciencias con niveles elevados de cladosporium. SERVPRO establecerá la contención y tratará las áreas contaminadas. SERVPRO también realizará una inspección visual de todas las áreas, tomando los pasos necesarios para limpiar el daño visible del agua en los espacios con el fin de mitigar el crecimiento microbiano en el futuro. Las pruebas posteriores del tratamiento serán realizadas por PBS en esas áreas.
    • No hubo ningún salón en el edificio de Artes del Lenguaje con niveles elevados de partículas. SERVPRO también realizará una inspección visual de todas las áreas, tomando los pasos necesarios para limpiar el daño visible del agua en los espacios con el fin de mitigar el crecimiento microbiano en el futuro.

Una vez que se reciban los resultados de las pruebas posteriores de partículas fúngicas y se haya autorizado la ocupación, SERVPRO reemplazará los paneles de yeso y los zócalos. Se aplicará cinta adhesiva en el panel de yeso, pero podría permanecer sin pintura mientras tanto.

Una área que no tiene una fecha de finalización es el gimnasio debido a la necesidad de abordar los problemas de filtración de agua que han afectado aproximadamente un 5% del piso del gimnasio. Sin embargo, las áreas de vestidores y casilleros estarán disponibles a tiempo para el uso de los estudiantes para las prácticas deportivas y el inicio de clases. 

Junto con este trabajo, se está sellando el exterior de los edificios para evitar más filtraciones de agua. Pence Construction está supervisando este trabajo y Pro-Barrier Construction lo está completando. 

Además, a medida que los edificios se actualicen sísmicamente y las paredes se reconstruyan, se estarán instalando láminas metálicas impermeables adicionales, ventanas, puertas, techos, etc., según los reglamentos actuales para mantener el agua afuera.

En adelante, repetiremos las pruebas de partículas fúngicas en el aire dos veces al año en todos los edificios de Hilhi para asegurarnos de que no haya partículas imprevistas y que las concentraciones y/o proporciones de esas partículas no indiquen que se requiera tratamientos adicionales. 

Preguntas y Respuestas

P: ¿Se realizan pruebas de calidad del aire en las escuelas? ¿Por qué estas pruebas no mostraron la presencia de crecimiento microbiano?

R: Realizamos pruebas de calidad del aire en las escuelas mínimo cada cuatro años (y cuando se solicite), lo cual está dentro de los reglamentos estatales y se describen en nuestro plan de escuelas saludables y seguras (Healthy and Safe Schools Plan). Nuestro programa de monitoreo evalúa cuatro áreas principales utilizando un muestreo aleatorio de los salones ocupados: dióxido de carbono, monóxido de carbono, temperatura, y humedad relativa y humectación. Las pruebas de partículas fúngicas en el aire no se requieren bajo los reglamentos estatales o federales, así que no hay directrices sobre lo que se constituye como niveles aceptables. 

P: He notado paneles manchado del techo interior en algunos de los edificios. ¿Es moho?

R: Hubo algunas paneles del techo interior en el edificio de Matemáticas y Ciencias con crecimiento microbiano, que fueron eliminados y serán reemplazados; sin embargo, en la mayoría de los casos, estos son simplemente manchas de agua. El agua habría venido de una gotera que fue reparada cuando fue descubierta. En el caso de los paneles del techo interior, hay circulación de aire entre ellas y otras estructuras/tuberías del techo, lo que les permite secarse, eliminando eficazmente una de las condiciones críticas para el crecimiento microbiano: la humedad. Dentro de las paredes no hay circulación de aire, y el agua que infiltra proporciona un ambiente húmedo con tiempo suficiente para que ocurra el crecimiento microbiano. Una vez que ocurre, la única forma de deshacerse de él es exponerlo y tratarlo específicamente. 

P: ¿Qué significa contener y remediar áreas de crecimiento microbiano?

R: La contención implica instalar un marco con láminas de plástico y circulación de aire con presión negativa, ya que esta ventilación permite que el aire fluya hacia el área, pero que no se escape. Esto evita que las esporas fúngicas que puedan liberarse al abrir una parte de una pared impactada entren en el sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC, por sus siglas en inglés). La remediación (tratamiento) involucra secar el área, ya sea lavando o aplicando líquido en el área con un fungicida, y luego aplicar un sellador sobre la parte superior. Los paneles de yeso no se reemplazarán hasta que se completen las pruebas repetidas de partículas fúngicas en el aire y muestren la composición y las concentraciones de partículas con niveles esperados.

P: ¿Qué significa “crecimiento microbiano”?

R: El crecimiento microbiano se refiere a una categoría de microorganismos que incluye cosas como bacterias y hongos, tal como moho. 

P: ¿Qué tipos de partículas fúngicas en el aire se encontraron en las pruebas?

R: Las pruebas iniciales mostraron niveles esperados de basidiosporas, cladosporium fulvum y ascosporas, que también están presentes en el entorno exterior. Se encontró stachybotrys chartarum (comúnmente conocido como moho negro) en algunas pruebas de inspección posteriores a la remediación, pero este no se encontró fuera de las áreas contenidas de trabajo. Esto es una indicación sólida de que el crecimiento microbiano se contuvo de forma eficaz dentro de las paredes.